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フリーランスと個人事業主必見！経費にできるもの20選＆経費にできないもの！
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フリーランスや個人事業主にとって、経費を適切に管理することは重要なスキルの一つです。
しかし、何が経費になるのか、何が経費にならないのかは常に混乱を招く問題です。
本記事では、経費についての基本的な知識と、どのようなものが経費にできるのかについて詳しく解説します。
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Contents
経費とは
経費とは、事業を運営するために発生する支出のことを指します。
これは、ビジネス活動を通じて生じた費用で、具体的にはオフィス用品、交通費、広告費、賃料などが挙げられます。
経費は大きく2つに分類されます。
一つは「固定経費」で、事業活動の規模に関係なく一定して発生する費用）を指します。
固定経費の具体例
- 賃貸料
- 光熱費
- 保険料
- サブスクリプション費用
- 人件費
- 減価償却費
もう一つは「変動経費」で、事業活動の規模によって増減する費用を指します。
変動経費の具体例
- 原材料費
- 販売手数料
- 出荷費用
- プロジェクトベースの労働費
経費は、税務上重要な概念であり、所得税を計算する際には、収入から経費を引いた「課税所得」（次項で詳しく解説します）が基になります。
そのため、経費を正確に把握し、適切に申告することは重要です。
逆に、個人的な出費を誤って経費として申告すると、税務調査の際に問題が生じる可能性があるため注意が必要です。
経費の仕組み
経費の仕組みを理解するためには、まず所得税の計算方法について把握することが重要です。
経費は所得税の計算において、総収入から差し引くことができる費用の一部です。
ここでいう総収入とは、事業から得られる全ての収入のことを指します。
この総収入から経費を差し引いたものが「課税所得」となり、所得税はこの課税所得に基づいて計算されます。
経費の申告により課税所得が減少すると、その分だけ所得税の負担も軽減します。
具体的には、500万円の収入があったとして、その中で100万円が経費として認められる場合、課税所得は500万円から100万円を引いた400万円となります。
つまり、100万円分の所得税が免除されるということです。
課税所得
例）収入が年間500万円、経費が合計100万円の場合
500万円 – 100万円 = 400万円
400万円が課税所得となります。
※この400万円に税金がかかる。
しかし、全ての支出が経費として認められるわけではありません。
税法上認められる経費は、事業活動に直接関連したもの、あるいは事業を継続するために必要なものに限られます。
例えば、交通費、広告費、備品費などは事業活動に直接関連しているため、経費として認められます。
しかし、個人的な食事やレジャーにかかる費用は経費として認められません。
経費として申告するためには、その費用が事業活動に必要なものであったことを証明するための書類（レシートや契約書など）を保管しておくことが必要です。
これは、税務調査の際に経費の正当性を証明するために重要となります。
不適切な経費の申告は重大な問題を引き起こす可能性があるため、経費の申告には十分注意が必要です。
自分で確定申告するのが不安な方は税理士に相談するのがおすすめ。
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経費計上のメリット・デメリット
経費には様々なメリットとデメリットが存在します。以下で詳しく説明します。
経費計上のメリット
メリット
- 税金節約
- キャッシュフローの最適化
- ビジネスの透明性
税金節約
経費として申告できる費用は、課税所得から差し引くことができます。
これにより所得税の負担が軽減され、結果的に税金の節約につながります。
キャッシュフローの最適化
経費の管理を通じて、ビジネスのキャッシュフローを最適化することが可能になります。
これは、不必要な出費を見つけ出し、適切な投資を行うことによって実現されます。
ビジネスの透明性
経費の詳細な記録は、事業の財務状況を把握するのに有用です。
これにより、ビジネスの透明性が向上し、事業の適切な運営が可能になります。
経費計上のデメリット
デメリット
- 管理負荷
- 税務調査のリスク
- 誤った経費判断
管理負荷
全ての経費をきちんと記録し、保存することは手間と時間を必要とします。
特に小規模な事業者やフリーランスの場合、この管理負荷は大きな負担になることがあります。
この管理負荷を軽くしてくれるものが会計ソフトと言われるもので、経費を半自動で管理してくれたり、確定申告や開業もこのソフトを通して行うことができます。
どの会計ソフトを選ぶかに関しては【確定申告用】会計ソフトfreee、マネーフォワード、弥生の詳細比較と選び方で人気の会計ソフトに関して詳しく解説していますのでぜひチェックしてみてください。
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税務調査のリスク
不適切な経費の申告や誤った記録は、税務調査を引き起こすリスクがあります。
適切な経費の申告と記録は法的な問題を防ぐために不可欠です。
誤った経費判断
何が経費になるか、何が経費にならないのかは必ずしも明確ではありません。
誤って個人的な出費を経費として申告すると、法的な問題に繋がる可能性があります。
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経費にできるもの20選
以下に、フリーランスや個人事業主が経費として認められる一般的な費用を20つ紹介していきます。
経費にできるもの20選
- 交通費
- 通信費
- 広告宣伝費
- リース・賃貸料
- 備品・消耗品
- 経理・法務費
- 教育・研修費
- 保険料
- 外注費
- 社会保険料
- 旅費・交際費
- 修繕費
- 減価償却費
- 営業許可に関連する費用
- 著作権・特許権の使用料
- 水道光熱費
- ソフトウェア・サブスクリプション料
- 税金
- 福利厚生費
- ンサルタント費用
交通費
会議や商談のためにクライアントのオフィスを訪れる際の交通費、出張費用などを含みます。
公共交通機関の利用料金、タクシー代、ガソリン代などが該当します。
通信費
ビジネスに使用するインターネットや携帯電話の料金は、ビジネス運営に必要なコミュニケーション費用として認められます。
広告宣伝費
ウェブサイトやSNSの広告費、新聞や雑誌への広告掲載費、フライヤーやパンフレットの印刷費用など、ビジネスの露出を増やすための費用が含まれます。
リース・賃貸料
事業を行うために必要なオフィススペースや機器のリース料金は、固定的な運営コストとして経費に計上できます。
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備品・消耗品
日々の業務に必要な事務用品や機器（プリンターインク、コピー用紙など）の購入費用は経費として計上できます。
経理・法務費
会計士や弁護士への報酬、または税務申告にかかる費用など、ビジネス運営に必要な専門的なサービスの費用が含まれます。
教育・研修費
新しいスキル習得のためのセミナーやワークショップ、関連書籍の購入費用など、ビジネスの発展に直結する自己投資の費用が該当します。
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保険料
ビジネスに必要な保険の保険料。
これには、賠償責任保険や火災保険、営業妨害保険などが含まれます。
外注費
一部の業務を外部のフリーランサーや企業に委託する場合の費用。
デザインや開発、翻訳などが該当します。
社会保険料
自身を雇用する形態のフリーランスや個人事業主は、自分自身の厚生年金や健康保険料を経費として計上することが可能です。
旅費・交際費
ビジネス目的の旅行や、顧客接待のための飲食費などが含まれます。
ただし、これらは一定の上限があるため、上限を超えないよう注意が必要です。
修繕費
オフィススペースや機器の修繕にかかる費用も経費として計上できます。
例えば、オフィスの壁紙の張り替えや、パソコンの修理費などが該当します。
減価償却費
パソコンや車両、オフィス家具などの固定資産は、購入価格を一度に経費として計上するのではなく、一定期間（寿命）に渡って減価償却費として計上します。
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営業許可に関連する費用
ビジネスを運営するために必要な免許や許可証の取得費用、更新費用が経費として計上できます。
著作権・特許権の使用料
他人の知的財産をビジネスで使用するためのライセンス料やロイヤルティも経費として計上できます。
水道光熱費
事業所で使用した電気、ガス、水道の費用が該当します。
自宅を事業所として使用している場合は、その一部を経費として計上することができます。
ソフトウェア・サブスクリプション料
ビジネス運営に必要なソフトウェアやクラウドサービスの使用料が該当します。
例えば、Office 365やAdobe Creative Cloud、会計ソフト、web会議システムの使用料などです。
Adobe Creative Cloudコンプリートプラン
Adobeのコンプリートプランは、Illustratorを含めたアドビソフト/アプリの20種類以上を自由に利用可能。利用期間も1年から3年の中から選択でき、学生用の割引もあります。
使えるソフト例
- Adobe Photoshop CC
- Adobe Illustrator CC
- Adobe Premere Pro CC
- Adobe InDesign CC
- Adobe XD
価格表
| 期間 | 価格 |
|---|---|
| 12ヶ月 | 35,397円 |
| 24ヶ月 | 71,520円 |
| 36ヶ月 | 107,280円 |
| 12ヶ月（Home & Business） | 104,679円 |
| 12ヶ月（Home & Student） | 92,079円 |
コンプリートプランはこんな人におすすめ！
- Illustratorのみならず他のソフトも利用したい方
- Adobeのサポートを受けたい方
- 学生の方
税金
固定資産税や事業税など、ビジネス運営に必要な税金も経費として計上できます。
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福利厚生費
従業員向けの福利厚生（健康診断、社内イベントなど）の費用が該当します。
個人事業主の場合は該当しないかもしれませんが、従業員を抱えるフリーランスの方には関連します。
コンサルタント費用
ビジネスコンサルタントやマーケティングコンサルタントなど、ビジネスの成長を支援する専門家のサービス料も経費として計上できます。
これらの経費については、具体的な計上の条件や上限額などについて税法を参照し、必要に応じて税理士や会計士などの専門家に相談することをおすすめします。
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経費にできないものとは
経費にできるものがある一方で、税法上、経費として認められないものもあります。以下に、その主なものをいくつか挙げます。
経費にできないもの
- 私的な支出
- 支払いの証明ができない経費
- 一部のエンターテイメント費
- 違法な活動に関連する費用
- 私的な車両使用費
- 法人税
私的な支出
ビジネス用途でない、個人的な食事や娯楽、家族への贈り物などの費用は、経費として認められません。
個人的な支出とビジネスの支出を明確に区別することが重要です。
支払いの証明ができない経費
経費を計上するためには、その支払いを証明するためのレシートや領収書が必要です。
これらの証明がない場合、税務署はその経費を認めません。
一部のエンターテイメント費
エンターテイメント費は、ビジネス上の目的が明確であれば経費として認められますが、過度な接待費用や贅沢なエンターテイメント費用は認められません。
違法な活動に関連する費用
違法な活動やビジネスに関連する費用は、もちろん経費として認められません。
私的な車両使用費
ビジネス用途として車を使用する場合、その使用に関する費用を経費として計上できます。
しかし、私的な利用にかかる費用は経費にできません。
法人税
法人税自体は経費として認められません。
ただし、一部の地方税などは経費として認められる場合があります。
経費の計上は、ビジネスに直接関連する費用に限られるため、何が経費になり得るかを理解し、適切な経費管理を行うことが重要です。
無理に経費を増やそうとすると、逆に税務調査の対象になる可能性もあるため、注意が必要です。
また、具体的な事例や疑問点については税理士や会計士などの専門家に相談することをおすすめします。
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経費計上するために必要なもの
経費を申請し、適切に管理するためには以下のものが必要となります。
必要なもの
- 領収書やレシート
- 経費報告書
- 会計ソフトウェア
- 専門的な助け
領収書やレシート
経費として申請するアイテムに関連する領収書やレシートは、その支出が事業に関連していることを証明するために必要です。
領収書には支出の日付、金額、支出先などが明記されている必要があります。
経費報告書
経費報告書は、発生した経費の詳細を記録するためのものです。
どのような目的で、どのような費用が発生したのかを具体的に記述します。
会計ソフトウェア
経費の管理には会計ソフトウェアが有効です。
これにより、経費を簡単に追跡し、必要な情報をすばやく取得できます。
また、年度末の税務申告時にも便利です。
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専門的な助け
会計や税務に詳しい専門家（例えば、税理士や会計士）は、経費管理のベストプラクティスや税務法の複雑さを理解するのに役立ちます。
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- 報酬引き下げのサポート
- 複数の税理士から見積もりを取り、費用の交渉をサポート。
経費申請の際は、これらの領収書や記録を適切に管理することが重要です。
税務当局から問い合わせがあった場合、これらのドキュメントがビジネス経費の正当性を証明するための重要な証拠となります。
そのため、一定期間（通常は7年間）はこれらのドキュメントを保管しておきましょう。
まとめ
フリーランスや個人事業主が経費として認識できる項目は多く、経費の管理はビジネス経済の重要な部分です。
交通費、通信費、広告宣伝費、リース・賃貸料、備品・消耗品、経理・法務費、教育・研修費、保険料、外注費、社会保険料などを経費として計上できます。
一方で、個人的な支出、支払いの証明ができない経費、一部のエンターテイメント費、違法な活動に関連する費用、私的な車両使用費、法人税など、経費として認められないものもあります。
経費管理はそのビジネスの利益を最大化し、税金の負担を適切に抑えるために重要です。
しかし、税法は複雑であり、経費として認められるかどうかは具体的な状況によります。
不確かな場合は、税理士や会計士などの専門家に相談することをおすすめします。
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