【フリーランス自己管理用】作業効率化に最適なタスク管理ツール5選！

皆さんはタスク管理ツールを使っていますでしょうか？

仕事の生産性と効率を上げるためには、タスク管理ツールが非常に有効です。

フリーランスとして働く際には、特に自己管理が求められます。

すーさん

本記事では、フリーランスにとって最適なタスク管理ツール5選を紹介し、それぞれどのような人におすすめなのかを解説していきたいと思います。

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールは、個々のタスクやプロジェクト全体の進行状況を効率的に追跡し、整理するためのソフトウェアです。

タスク管理ツールを利用することで、各タスクの状態、期限、優先順位を視覚的に把握しやすくなります。

多くのタスク管理ツールには以下のような機能が備わっています。

タスクの作成

新しいタスクを作成し、その詳細を記入することができます。

タスクには名前、説明、期限、担当者などの情報を含めることができます。

タスクの管理

各タスクの状態（未開始、進行中、完了など）を更新し、追跡することができます。

リマインダーと通知

タスクの期限が近づいたり、新しいタスクが割り当てられたりした際に通知を受け取ることができます。

優先順位付けとタグ付け

タスクに優先順位を付けることで、最も重要なタスクに焦点を当てることができます。

また、タグを使用してタスクを分類することも可能です。

共有と共同作業が可能

他のユーザーとタスクを共有し、一緒に作業することができます。これは、チームでのプロジェクトや共同作業に非常に便利です。

一部の高度なタスク管理ツールでは、Ganttチャートの表示、タスクの依存関係の管理、プロジェクトの進行状況のレポート生成など、より詳細なプロジェクト管理機能を提供しています。

タスク管理ツールのメリット・デメリット

以下、タスク管理ツールを使用した場合のメリットとデメリット。

タスク管理ツールのメリット

生産性の向上

タスク管理ツールは仕事の進捗を一目で把握でき、何を優先すべきかを明確にします。

これにより、時間を無駄にすることなく、効率的にタスクを遂行することが可能になります。

デッドラインの管理

各タスクの期限を設定し、リマインダーや通知機能を活用することで、締切を見逃すことなく、計画的に作業を進めることができます。

共同作業の強化

タスクを他のメンバーと共有し、進捗状況をリアルタイムで更新することで、チーム全体の透明性とコラボレーションを向上させることができます。

タスクの整理と優先付け

タスク管理ツールを使用すると、タスクを分類したり、優先順位をつけたりすることができるようになります。

これにより、一番重要な仕事に集中することが可能になります。

タスク管理ツールのデメリット

学習曲線

新しいツールを使うときには、その使い方を学ぶための時間と労力が必要です。

特に複雑なタスク管理ツールでは、全ての機能を効果的に活用するためには一定の学習時間が必要になります。

ツールの過依存

タスク管理ツールは便利ですが、それに過度に依存すると、ツールがないときや技術的な問題が発生したときに困る可能性があります。

コストがかかる

多くのタスク管理ツールは無料プランを提供していますが、一部の高度な機能を利用するためには有料プランにアップグレードする必要があります。

プライバシーとセキュリティ

タスク管理ツールを使用するときは、個人情報や企業情報を第三者に管理されることになるため、プライバシーとセキュリティの懸念があります。

おすすめのタスク管理ツール5選

タスク管理ツールの比較表

Monday.com

Monday.comは、ビジュアル性とカスタマイズ性に優れたタスク管理ツールです。

ユーザーは複数のビュー（リスト、カレンダー、タイムラインなど）から自分に合った方法でタスクを表示・管理できます。

また、自動化機能と統合機能を利用することで、作業の手間を削減し、全体の生産性を向上させることが可能です。

Monday.comの料金プラン表

カスタマイズ可能なボード

プロジェクトや作業の進行状況を視覚的に表示するためのカスタマイズ可能なボードが特徴です。

これにより、一目でプロジェクトの進捗状況を把握することができます。

ワークフローの自動化が可能

Monday.comは、特定のアクションを自動化する機能を提供しています。

これにより、一部の繰り返しタスクを自動化して作業効率を上げることができます。

統合機能が充実している

Monday.comは、Slack、Googleドライブ、Dropbox、Excelなど、他の多くのアプリと統合することが可能です。

これにより、複数のツール間でデータをやり取りする必要がなくなり、作業効率が向上します。

リアルタイムのコラボレーション

チームメンバーとリアルタイムで情報を共有し、フィードバックを受け取ることができます。

また、各タスクにコメントやファイルを添付することも可能です。

モバイルアプリでも利用ができる

Monday.comは、iOSおよびAndroidの両方で動作する専用のモバイルアプリを提供しています。

これにより、外出先からでも作業の進捗を確認したり、新しいタスクを追加したりすることが可能です。

Monday.comはこんな人におすすめ！

• チームでのプロジェクト管理を強化したい人
  • Monday.comはチーム全体の作業進捗を一覧表示し、各メンバーのタスクを視覚的に追跡できます。。
• タスクの詳細を深く管理したい人
  • Monday.comでは、タスクの期限や優先度だけでなく、各タスクに関連するファイルやコメント、サブタスクなどを一元管理できます。
• ワークフローを自由にカスタマイズしたい人
  • Monday.comでは自分のニーズに合わせてワークフローをカスタマイズできる。

Todoist

Todoistはシンプルで直感的に使えるタスク管理ツールです。

自然言語入力でスピーディにタスクを設定し、リマインダー機能で締め切りを確実に把握することができます。

また、複数のデバイス間で同期が可能なため、どこからでもタスクの管理と確認が行えます。

Todoistの料金プラン表

プロジェクトとラベルでのタスク管理

タスクをプロジェクトに分けて管理することができます。

これにより、特定のプロジェクトや目的に関連するタスクをまとめて表示することができます。

また、ラベル機能を使ってタスクをさらに細かく分類することも可能です。

ナチュラルランゲージでの入力が可能

Todoistでは、「明日午後2時にレポートを提出する」のように、自然な言葉でタスクと期日を入力することができます。

この機能により、期日の設定が簡単になります。

リマインダー機能

期日や時間になったら通知を受け取ることができるリマインダー機能があります。

これにより、重要なタスクを忘れることがありません。

同期機能

Todoistはスマートフォン、タブレット、PCなど複数のデバイス間でタスクを同期することができます。

これにより、どこからでも最新のタスクリストをチェックすることができます。

Todoistはこんな人におすすめ！

• パーソナルなタスク管理を強化したい人
  • Todoistは個々のタスクを詳細に設定し、それぞれに優先度をつけることができます。また、リマインダー機能やリピートタスクの設定も可能なので、個人的な日常の仕事や生活のタスク管理を強化したい人におすすめ。
• タスクの進行状況を視覚的に把握したい人
  • Todoistではカレンダービューを用いてタスクの進行状況を一覧できます。
• スマホでもPCでも使いたい人
  • TodoistはPCはもちろん、iOSやAndroidのアプリでも使うことができます。。

Trello

Trelloはビジュアル性に優れ、直感的な操作性を持つタスク管理ツールです。

カードとボードを使用してタスクを管理し、ドラッグ＆ドロップの操作でタスクの進行状況を簡単に更新できます。

また、共有ボードを用いてチーム内でのタスク共有も可能で、作業の進行状況をリアルタイムで把握できます。

Trelloの料金プラン表

ボード、リスト、カードでのタスク管理

Trelloは「ボード」、「リスト」、「カード」という3つのコンポーネントを使ってタスクを管理します。

各ボードは個別のプロジェクトやテーマに対応し、リストはそのプロジェクトの各フェーズやカテゴリを表し、カードは具体的なタスクを表します。

この可視性が高く、直感的なシステムにより、プロジェクトの進行状況を一目で把握することができます。

共同作業が可能

チームメンバーをボードに招待することで、一緒にタスクを追跡し、コメントを交換し、ファイルを共有することができます。

また、各カードには期限やチェックリストも設定できます。

独自にカスタマイズができる

Trelloは各ユーザーの個別のニーズに合わせて調整ができる柔軟性があります。

ボードやリスト、カードは自由に追加、削除、移動が可能で、リスト間でカードをドラッグアンドドロップするだけでタスクの進行状況を更新できます。

多数のアプリやサービスとの統合が可能

Trelloは多数のアプリやサービスとの統合が可能で、その中にはGoogleドライブ、Dropbox、Slackなどが含まれています。

これにより、ファイルの共有やコミュニケーションをスムーズに行うことができます。

Trelloは基本的に無料で利用することができますが、一部の高度な機能（無制限のボード、高度なラベル、1GB以上のファイル添付など）を利用するためには、有料のスタンダード、またはエンタープライズプランにアップグレードする必要があります。

Trelloはこんな人におすすめ！

• 初めてタスク管理ツールを使用する人
  • Trelloの操作性は非常にシンプルで、誰でもすぐに使い始めることができます。
• チームでの共同作業を行う人
  • Trelloではボードをチームメンバー全員で共有し、リアルタイムで更新することができます。
• 複数のプロジェクトを並行して管理する人
  • Trelloでは、ボードをプロジェクトごとに作成し、各ボード内で個々のタスクを管理することができます。

Notion

Notionは、タスク管理、ノート取り、データベース管理、プロジェクト管理など、幅広い機能を統合したパワフルな作業管理ツールです。

ユーザーは各々の必要に合わせてページをカスタマイズし、個々のワークフローに最適なツールを作り出すことができます。

Notionの料金プラン表

カスタマイズ性と柔軟性が高い

Notionの大きな特徴は、その高度なカスタマイズ性と柔軟性です。

テキスト、画像、リスト、リンク、コードスニペットなど、様々な種類の「ブロック」をページにドラッグアンドドロップし、それらを組み合わせて自分だけのワークスペースを作ることができます。

タスク管理以外の機能も豊富にある

Notionはノートアプリ、タスク管理ツール、カレンダー、データベース、Wiki、等、さまざまな機能を一つの場所で管理することができます。

これにより、別々のアプリを行き来する手間が省け、情報を効率的に管理することができます。

チームでの共同作業

チームメンバーとページを共有し、共同で編集したりコメントを付けることができます。

アクセス権限の設定も細かく行うことができ、プライバシーと共有のバランスを取ることが可能です。

他のアプリとの連携ができる

Notionは多くの他のアプリ（例えば、Googleドライブ、Evernote、Trelloなど）との連携が可能です。

これにより、他のツールで作成したデータを簡単にインポートしたり、逆にNotionで作成した情報をエクスポートすることができます。

Notionは個人ユーザーに対して基本的な機能を無料で提供していますが、より高度な機能や大きなストレージ容量を必要とする場合は有料プランにアップグレードすることができます。

また、企業向けのプランも用意されており、大規模な組織での利用にも対応しています。

Notionはこんな人におすすめ！

• 一元管理を求める人
  • Notionはノート取り、タスク管理、データベース作成など、複数の機能を一つのアプリで管理したい方におすすめ。
• クリエイティブな作業を行う人
  • 自由度が高い作業を好むクリエイティブな仕事をしている方々に向いています。
• チームでのコラボレーションが多い人
  • ページの共有、コメント機能、同時編集など、チームでの協働をスムーズに行うための機能が充実。
• リモートワークやテレワークを行っている人
  • Notionはクラウドベースのアプリケーションなので、場所を選ばずにいつでもどこでもアクセスすることが可能。

Redmine

Redmineは、オープンソース（無料）のプロジェクト管理ツールであり、タスク管理機能も備えています。

主にソフトウェア開発プロジェクトで利用されることが多いですが、その機能とカスタマイズ性から他のプロジェクトでも使用されています。

Redmineでできること

プロジェクトの管理

Redmineでは、1つ以上のサブプロジェクトを持つプロジェクトを作成することができます。

また、プロジェクトの進行状況を追跡するためのガントチャートとカレンダーも提供しています。

イシュートラッキング

Redmineの中心的な機能であるイシュートラッキングは、課題やタスクの作成、割り当て、進行状況の追跡を可能にします。

イシューには、ステータス、優先度、期限、割り当てられた人などを設定できます。

カスタマイズが可能

Redmineはプラグインアーキテクチャをサポートしているため、追加の機能をインストールすることでツールをカスタマイズできます。

また、既存の機能をカスタマイズするための設定オプションも多数提供しています。

マルチプラットフォーム対応

RedmineはRuby on Railsに基づいており、Windows、macOS、Linuxなど、さまざまなプラットフォームで実行できます。

多言語対応

Redmineは40以上の言語に対応しており、多国籍チームでも問題なく使用することが可能です。

Redmineはこんな人におすすめ！

• ソフトウェア開発者
  • Redmineは元々ソフトウェア開発プロジェクトのためのツールとして開発されたため、ソフトウェアのライフサイクル管理を行う開発者やプロジェクトマネージャには非常に適している。
• 自由なカスタマイズを求める人
  • Redmineはオープンソースのソフトウェアであり、自由にカスタマイズすることが可能。
• 多機能なツールを求める人
  • チケットトラッキング、バージョン管理、ドキュメンテーション、フォーラム、カレンダーなど、Redmineは様々な機能を一つのプラットフォームで提供。
• ー中～大規模の複雑なプロジェクトの管理
  • Redmineは、特に中～大規模の複雑なプロジェクトの管理や、複数のチームや部門が関与するプロジェクトで有用なツール。

まとめ

タスク管理ツールは、フリーランスで働く人の生産性を向上させ、仕事を効率的に進めるのに大いに役立ちます。

自分の働き方や必要な機能に合わせて、最適なツールを選びましょう。

新しい働き方の発見につながるかもしれません。

すーさん

webデザイナー/webエンジニア

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30代web業界未経験 →オーストラリアにIT留学 →現地インターンを1年半経験 →フリーランスwebデザイナー・エンジニアとして活動 →月収80万円達成！